Erfolgsfaktor Projektcontrolling: Hat die Baubranche den Anschluss verpasst? PDF Drucken E-Mail
Geschrieben von: Tino Böhler   
Donnerstag, den 05. August 2010 um 08:38 Uhr
Mit der Einführung eines professionellen Projektcontrollings in Verbindung mit einer PM-Software möchten die Unternehmen nicht nur Projekte kalkulieren, durchführen und zeitnah abrechnen. Der Trend geht hin zur aktiven Unternehmenssteuerung in projektorientierten Unternehmen. Hierfür ist es notwendig ein qualitativ hochwertiges Projektcontrolling aufzubauen und zu einem aussagekräftigen Management Informations-System (MIS) auszubauen.
 

Von Jörg Rietsch, Geschäftsführer der amanit Unternehmensberatung GmbH

 

Weshalb entscheiden sich Unternehmen für den Auf- und Ausbau des Projektcontrollings mit entsprechenden Softwarewerkzeugen?

Kostendruck, Termindruck, Mitarbeiterengpässe, Vertrieb, Veränderungen am Markt, Liquidität, Mitarbeiter einstellen oder entlassen, Aufbau neuer Kompetenzfelder und Kundensegment sind nur einige mögliche Gründe für die Installation eines softwaregestützten Projektcontrollings. Es sind aber alles Themen,  die den Unternehmer in uns sehr beschäftigen. Was all diesen Themen gemein ist: Wir benötigen Transparenz und Informationen, um richtigen Entscheidungen zu treffen. Die Informationen lassen sich ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht mehr aus der Buchhaltung unseres Steuerberaters entnehmen. Wir benötigen detaillierte Informationen, aktuell und auf „Knopfdruck“. Zudem müssen unsere Auswertungen flexibel an die aktuelle Fragestellung anpassbar sein.  Es ist also an der Zeit unser Projekt- und Unternehmenscontrolling auszubauen. Was ist da hilfreicher als der Einsatz einer professionellen Softwarelösung?

Hat die Baubranche den Anschluss verpasst?

Um es Vorweg zu nehmen: Nein, hat sie noch nicht. Was aus meiner Sicht klar zu erkennen ist:  Unternehmen sind wettbewerbsfähiger, wenn sie sich frühzeitig professionell in diesem Bereich aufstellen. Zieht man den Vergleich zu anderen Branchen muss man feststellen, dass die Baubranche, die ja als „Pionier“ im Projektmanagement und Projektcontrolling zu sehen ist, gerade im Bereich projektorientierte Unternehmenssteuerung und MIS als Basis für unternehmerische Entscheidung  tatsächlich etwas den Anschluss verloren hat.  Das bedeutet, dass Projekte zwar höchst professionell abgewickelt werden, die Unternehmen in der Baubranche auch entsprechende QM-Zertifizierungen erwerben, aber das Unternehmen nicht immer durchgängig auf Basis der Projektinformationen geführt und gesteuert wird. Hier besteht aus meiner Sicht noch erhebliches Potenzial, um die Entscheidungsqualität und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit zu stabilisieren und zu steigern.

Was sind die Chancen und Risiken beim Aufbau des Projektcontrollings?

  • Kleine Chancen
    • Steigerung der Datenqualität
    • Beschleunigung in der Angebots- und Auftragsabwicklung
    • Steigerung der Transparenz über den kompletten Projekt-Lebenszyklus (vom Erstkontakt, Angebot über die Abrechnung bis zum Projektabschluss und der zugehörigen Nachkalkulation)
    • Mehrwert und gesteigerte Benutzerakzeptanz auf allen Ebenen durch den Einsatz einer integrierten Lösung und den automatischen Datentransfer mit IT-Systemen wie der Buchhaltung, CRM  u.a. (Reduktion redundanter Dateneingaben)
    • Dank Prozessunterstützung kann das unternehmensspezifische Prozesswissen in der Software abgebildet werden
    • Konzentration auf die aktive Unternehmenssteuerung und das Controlling und nicht auf das mühsame Zusammenstellen von Daten

  • Große Chancen
    • Lücke zwischen unternehmerischen Entscheidungen, den finanziellen Rahmenbedingungen und dem Projektmanagement schließen
    • Transparenz über alle Entscheidungsprozesse
    • Aussagekräftige Auswertungen und Analysen (Szenariobildung) für unternehmerische Entscheidungen
    • Laufende Auftrags-, Ertrags- und Liquiditätsanalysen
    • Frühzeitiges Erkennen von Kapazitätsengpässen, finanziellen Engpässen, Risiken aber auch Abrechnungspotenzialen und weiteres Dienstleistungspotenzialen in den Projekten
    • Nachtragskalkulation und somit mittelfristige Kosten-Nutzen-Optimierung
    • Schnellstmögliche Bereitstellung von notwendigen Informationen bei Veränderung der Rahmenbedingungen
      • Gesetzliche Vorgaben
      • Marktwirtschaftliche Einflüsse
      • Abrechnungsmodalitäten und Honorarberechnungen

  • Risiken
    • Die Prozesse werden zu umfangreich und für den Anwender zu umständlich abgebildet.
    • Bei der Implementierung werden die betroffenen Mitarbeiter vergessen. Die Benutzerakzeptanz geht verloren. Die Mitarbeiter werden demotiviert. 
    • Alles, was man erreichen möchte wird in einem Schritt implementiert.  Die Organisation verkraftet nicht alles in einem Schritt.  
    • Die Möglichkeit „alles“ zu bekommen, verleitet dazu „alles“ zu wollen. Es entsteht die „Eierlegendewollmilchsau“, die keiner bedienen kann bzw. versteht. Das System verkommt zu einem reinen Leistungserfassungssystem. 

Eine Checkliste - oder das sind die wichtigsten Kriterien bei der Softwareauswahl!

Ich möchte hier nicht auf die Kriterien eines ausführlichen Pflichtenheftes eingehen. Es gibt aber einige Überschriften, auf die ich hier dringend hinweisen möchte:

  1. Die Fachkompetenz des Softwareherstellers und Implementierungspartners: Es ist wichtig, verstanden zu werden. Die Frage „Sag mir was du willst, und ich setze es um!“ entspricht nicht einem modernen und zielorientierten Beratungsansatz.
  2. Der Funktionsumfang soll nicht nur „heute“ ausreichen, sondern auch Potenzial für die Weiterentwicklung des Unternehmens haben. Idealerweise sind die Funktionen skalierbar bzw. modular einsetzbar. Das spart im ersten Schritt Geld und Zeit.
  3. Die Verbreitung am Markt:
    1. Ist der Hersteller in „meiner“ Branche vertreten oder bietet er wenigstens branchenspezifische Module (Honorarberechnung nach HOAI, Abrechnungsmodalitäten, Auswertungen u.a.)
    2. Nennt mir der Hersteller Referenzen, mit denen man Kontakt aufnehmen kann?
  4. Wie entwickelt der Hersteller seine Software weiter? Kann er aufzeigen, wie er die heutige Software weiterentwickelt, aber auch auf die technologischen Möglichkeiten in der Zukunft reagiert?
  5. Welchen Support bietet mir der Hersteller?
  6. Welcher Unterstützung erhalte ich bei der Implementierung und vor allem nach dem Rollout im Unternehmen? Ist der Implementierungspartner bereit, uns auch weiterhin fachlich zu unterstützen?
  7. Integrationsfähigkeit: Verfügt die Software über ein modernes Schnittstellenkonzept, gibt es übliche Integrationen zu den Microsoft Office-Produkten und gängigen Buchhaltungssystemen?
  8. Auswerten von Daten: Überzeugt das Auswertungs- und Reportingkonzept des Herstellers? Ist es möglich innerhalb der Software schnell an notwendige Informationen zu gelangen? Stehen umfangreiche Standardreports zur Verfügung? Können unternehmensspezifische Reports erstellt werden?

 

Welche Herausforderungen sind zu meistern?

  • Erfolgreiches Projektcontrolling ist immer ein Zusammenspiel von Mensch, Prozess und Technologieeinsatz. Gerade die Mitarbeiter müssen bei Veränderungsprozessen mitgenommen, motiviert und ausgebildet werden.
  • Die Gesamtvision muss in kleine, verdaubare Implementierungsphasen aufgeteilt werden. Ziel ist das Generieren von sogenannten „quick wins“, die schnell Erfolge und Akzeptanz für alle Beteiligten generieren.
  • Die Technologie darf nicht im Vordergrund stehen. Wichtig sind die unternehmensspezifischen Prozesse und Anforderungen an die Software. Nicht die Software definiert was zu tun ist, sondern das Unternehmen
  • Aber:  In Softwareprodukten steckt oft viele Jahre Erfahrung. Nutzen Sie die Erfahrungen in der Software und die Ihres Implementierungspartners zu Ihrem Vorteil.

 

Welche Implementierungsmethode hat sich bewährt?

Es kommt drauf an oder es hängt davon ab…! Tatsächlich möchte ich das nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich zeigt die Mehrheit der Implementierungen aber, dass ein Vorgehen in einzelnen Phasen erfolgversprechender ist, als ein umfangreicher Rundumschlag. Das bedeutet, dass die Gesamtvision definiert und dann in einzelne Phasen zerlegt wird. Es ist wichtig, die Kernprozesse einzuführen und aktiv zu leben. Danach können weitere Schritte angegangen werden. In der Regel werden bei der Umsetzung der Kernprozesse Erfahrungen gemacht, die Auswirkungen auf weitere Phasen haben. Die Organisation entwickelt sich stetig weiter mit der Ausweitung der Projektcontrolling-Methoden.

Was ist nach der Einführung der Software zu beachten?

Der Erfolg einer Implementierung hängt maßgeblich von der Begleitung aller beteiligten Mitarbeiter nach dem Rollout ab. Werden die Mitarbeiter nach der Schulung „alleine“ gelassen, steigt der Frustrationsgrad sofort an. Widerstände wachsen und die Software wird als Ausrede genutzt, Prozesse nicht leben zu müssen bzw. Informationen und die damit verbundene Transparenz nicht zur Verfügung zu stellen.

Fazit

Es ist gar nicht so einfach aber auch nicht so schwer. Projektcontrolling mit seinen Kernprozessen kann zu einem professionellen Projekt- und Unternehmenscontrolling / MIS ausgebaut werden. Die Chancen überwiegen und der Markt fordert es letztendlich ein. Wer schnell auf Veränderungen am Markt reagieren möchte, muss sich professionalisieren.

Dieser Text wurde vom Expertenportal für Management und Controlling im Bauwesen heruntergeladen.


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Zuletzt aktualisiert am Mittwoch, den 25. August 2010 um 10:50 Uhr
 
 
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