INVER macht komplettes Firmen-Controlling mit wiko PDF Drucken E-Mail
Geschrieben von: Tino Böhler   
Dienstag, den 28. September 2010 um 08:15 Uhr
Das Ingenieurbüro für Verkehrsanlagen (INVER), Erfurt, wurde 1950 als „Entwurfsbüro für das Straßenwesen Erfurt“ (EfS) gegründet und beschäftigte sich in den Anfängen mit der Projektierung von Straßen und Brücken vorrangig im klassifizierten Straßennetz der damaligen DDR. Bis heute steht INVER mit seinen 53 Mitarbeitern in Erfurt und Suhl Straßenbauver­waltungen, Kommunen, Verkehrs- und Baubetrieben bei der Planung von Straßen und Brücken beratend, planend und ausführend bei der Projektsteuerung und der Bauleitung zur Seite.

Neben einem Pool von „Fachsoftware Verkehrsanlagen“ setzen die Ingenieure von INVER seit 1998 dabei auch auf die voll integrierte und durchgängige Geschäftslösung für Projektcontrolling und Büroorganisation in Ingenieurbüros der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg. Mit wiko und seinen Weiterentwicklungen können seitdem die kompletten Projektabläufe inklusive Rechnungsstellung auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) besser gemanagt, transparenter gemacht und den Kunden schneller und zuverlässiger Auskunft zum aktuellen Stand ihrer Projekte - wie etwa die Stadtdurchfahrt Suhl oder das Hermsdorfer Kreuz - gegeben werden. Dr. Thomas Räder-

alt

Großmann, Geschäftsführer Verkehrsplanung INVER, zu der Zeit vor wiko: „Wir hatten ein altes DOS-Programm, das bei Weitem nicht an eine Projektverwaltung á la wiko herankam. Da wurden wenige Grunddaten vorgehalten, wie beispielsweise Name, Beschreibung, Honorarsumme und ein paar Stunden Buchung. Mehr ging damit nicht. Dazu kam, dass das Alt-System den Jahr-2000-Wechsel nicht vollziehen konnte.“ Im Zuge einer Marktsondierung mit Messebesuchen stieß man dann auf wiko, „das uns von allen Lösungen am Markt aufgrund einer sehr guten Kombination von Praxisorientierung und Praxistauglichkeit auf der einen und dem attraktiven Preis auf der anderen Seite am meisten zusagte“ (Dr. Räder-Großmann).

Seit 2008 ist nun die aktuelle Version von wiko mit der Projektverwaltung und der Zeiterfassung bei INVER im Einsatz, dazu Geschäftsführer Räder-Großmann: „Dieser Umstieg war ein echter Qualitätssprung, das muss man schon sagen. Das neue wiko kann einfach noch mehr und ist auch noch schneller. Dazu kommt, dass wir neben dem eingepflegten Alt-Datenbestand bei neu angelegten Projekten heute wesentlich mehr Daten hinterlegen und verwalten können. wiko ist eigentlich in allen Richtungen noch besser geworden.“ Der Aufsprung auf die neue wiko-Version dauerte inklusive Altdatenübernahme und interner Einarbeitungszeit gerademal eine Woche; dazu kam eine hausinterne Schulung, „an der alle von uns teilgenommen haben, die mit dem Programm arbeiten. Und das war auch sinnvoll, damit jeder wenigstens einmal die in Einzelpunkten doch ein bisschen abweichende und weiterentwickelte Grundidee der aktuellen wiko-Version erkennen und mit den entsprechenden Funktionalitäten umgehen konnte“ (Dr. Räder-Großmann).

Besonders wertvoll für die INVER-Ingenieure ist die leistungsstarke und transparente Projekt- und Auftragsveraltung mit wiko bei der Zertifizierung durch Auditoren, dazu Dr. Thomas Räder-Großmann: „Sowohl die Projektverwaltung und die Auftragsverwaltung als auch die Kostenkontrolle haben uns sehr geholfen und helfen uns immer wieder bei der Darlegung der internen Abläufe für die Zertifizierung. Das kommt bei den Auditoren immer sehr gut an.“ INVER Erfurt muss hier also alle drei Jahre das QM-System nach DIN ISO 9000 für eine Grundzertifizierung mit einem Überwachungsaudit wieder belegen, verteidigen. Und dabei werden alle Abläufe durch externe Auditoren durchgeprüft, besonders der Punkt Auftragsverwaltung, dazu Dir. Räder-Großmann: „wiko bzw. die Art und Weise, wie wiko diesen Programmpunkt umsetzt, hat bei den Experten immer Anerkennung gefunden und uns sehr geholfen. Wenn wir das so nicht gehabt hätten, hätten wir mit eigenen, selbst gestrickten Tabellen oder anderen Ablagen bestimmt unsere Schwierigkeiten gehabt.“

Auch im Bereich der Projektsteuerung will heute bei INVER niemand mehr auf wiko verzichten. „wiko ist für uns ein hervorragendes Tool für Projektcontrolling mit einer einheitlichen Datenbasis, hat eine durchgängige und vor allem sehr transparente Projektstruktur und kommt über die Gesamtprojektübersicht schnell und direkt zur Kostenübersicht“, so Dr. Räder-Großmann zu einem weiteren Nutzenaspekt. In der Kostenübersicht sieht man auf einen Blick Über- oder Unterdeckung und kann dann gegebenenfalls sofort und per Knopfdruck Rechnungen stellen. Gerade dieser Aspekt sei bei mittleren und kleineren Ingenieurbüros wie INVER mit vielen kleinen Projekten in Bezug auf Wirtschaftlichkeit, Liquidität und Liquiditätsplanung von großer Bedeutung. So ist beispielsweise für das monatliche Controlling-Meeting der INVER-Geschäftsleitung wiko bzw. die Reports aus wiko zum wichtigsten Instrument geworden. In diesen Sitzungen werden vorrangig Daten aus wiko verwendet, um etwa Monatsstand und Jahresstand zu einem bestimmten Datum, Projektstände nach Forderungen und Rechnungen u.a. darzustellen. Dazu der Geschäftsführer Verkehrsplanung Dr. Thomas Räder-Großmann: „Unser komplettes Firmen-Controlling, Projekt-Controlling wird also mit wiko gemacht. Und das ist eine große Erleichterung für uns, weil man eben nicht aus verschiedenen Datenquellen seine Daten zusammensuchen und aufbereiten muss, sondern die hat man einfach per Knopfdruck aus wiko sauber und übersichtlich dargestellt.“ Das sei umso wichtiger, wenn Projekte aus dem Ruder liefen: „Das erkennen wir mit und in wiko frühzeitig. Das ist auch die ganz klare Linie von wiko, indem Honorare ermittelt, die Stunden auf die Projekte gebucht und den Stunden ein aktueller Selbstkostensatz hinterlegt werden.“ Und damit sieht INVER auf einen Blick den Leistungsstand gegenüber den gebuchten Stunden und kann im Notfall sofort und an der richtigen Stelle reagieren und entgegenwirken.

Auch was die zeitnahe Rechnungsstellung in den einzelnen Projekten und die damit zusammenhängende Liquiditätsplanung des Büros anbelangen, sind die Leistungsstände die wichtige Größe und leisten auch einen enormen Beitrag zu Zeitersparnis. „Mit den aktuellen und immer gepflegten Leistungsständen ist das Erstellen von Rechnungen für uns heute nur noch ein kurzer und zügiger Vorgang. Hier sparen wir heute eine Menge Zeit ein“, so Dr. Räder-Großmann. INVER hat zudem einfach und sicher den Überblick, sowohl im Projekt als auch in den Auswertungen, wie viel Honorar - in Abhängigkeit vom Leistungsstand - in den Projekten schon abgerechnet wurde und in der Vorschau, was im nächsten oder im übernächsten Monat abgerechnet werden kann. Was die Rechnungslegung betrifft, so kann die Buchhaltung heute aus einem Angebot, das zu einem Auftrag, zu einem Projekt führte, quasi aus dem Angebotsformular mit nur wenigen Anpassungen die Rechnung erstellen: ein weiterer Vorteil mit großer Zeiteinsparung.

Für die Zukunft könnte noch die Dokumentenverwaltung von wiko dazukommen, wie Dr. Räder-Großmann ausführt: „Dass da irgendwann in den nächsten Jahren etwas passiert, das ist uns eigentlich schon klar. Aber da müssen wir noch recherchieren, in welche Richtung wir gehen wollen. Wenn wir mal dahin kommen, die Dokumenten­verwaltung über wiko zu machen, dann ist das schon eine Sache, die hier einiges intern nach sich ziehen würde. Das ist also ein größerer Schritt.“ Bis heute allerdings ist wiko beim langjährigen wiko-Anwender und –Kenner INVER die Grundlage für die betriebs­wirtschaftliche Sichtweise aller Projekte und steht dabei für viele positive Veränderungen seit der Einführung, wie Dr. Thomas Räder-Großmann erläutert: „Neben mehr Transparenz haben wir die Möglichkeit einer wesentlich besseren Auswertung der einzelnen Projekte und einer schnelleren Rechnungsstellung. Aufgrund dieser zeitnahen Rechnungsstellung hat sich unsere Liquidität verbessert. Die ganze Kommunikation um ein Projekt läuft besser und unmissverständlicher dank wiko-Projektcontrolling und reduziert damit auch unseren Verwaltungsaufwand.“


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